È possibile gestire il tempo a lavoro e ottimizzarlo?
Si dice che il tempo è denaro; mentre i soldi, però, ritornano nelle nostre tasche, il tempo utilizzato è ormai, semplicemente, andato. Ci spostiamo in avanti sulla linea temporale, ma non possiamo mai tornare indietro.
Quello che possiamo fare, però, è comprendere come poter vivere al meglio il tempo che abbiamo a disposizione, anche sul posto di lavoro e nello studio.
Come sempre, ti lascio al video dell’episodio e alla versione podcast in fondo alla pagina. Se preferisci, però, puoi continuare a leggere l’articolo.
L’acerrimo nemico del tempo
Il più grande nemico del tempo è… il tempo! Lo so, può sembrare un controsenso, ma secondo la Legge di Parkinson:
Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.
Pensaci un attimo: quante volte hai impiegato comodamente l’intero pomeriggio per poter fare qualcosa che avrebbe richiesto una o due ore al massimo? E quante di queste volte si sono concluse con il fare le cose all’ultimo, in estrema emergenza?
Ecco la spiegazione della Legge di Parkinson: tendiamo a coprire tutto il tempo che abbiamo a disposizione per fare qualcosa, nel lavoro come nella vita privata. Così, un progetto da preparare impegna per tutti i 15 giorni a disposizione, quanto in realtà ne avrebbe richiesti 10; una materia viene studiata in un mese intero, anche se con una migliore organizzazione ne sarebbero bastati 20, e così via.
La domanda è, quindi: quanto tempo hai a disposizione? Per evitare di impiegarlo inutilmente nella sua interezza, prova a suddividerlo in slot, unità di tempo uguali da distribuire e dedicare alle diverse attività.
Io, ad esempio, ho deciso di dedicare 2 ore dopo colazione alla lettura; allo scadere del tempo, passo all’attività successiva senza curarmi di terminare il capitolo o addirittura la pagina. Lo faccio perché sarei capace di andare ad oltranza (come spesso accade ad ognuno di noi in ciò che facciamo) e dimenticarmi che ci sono altre cose che devo o voglio fare.
Definisci degli obiettivi chiari
Definisci i tuoi obiettivi in modo specifico e misurabile. Spesso, soprattutto nelle aziende, gli obiettivi sono formulati in questo modo: “Devo vendere di più”, “Devo ottenere dei contatti”, “Voglio studiare più pagine”. Spiacente, ma questi non sono obiettivi: sono semplicemente dei risultati indefiniti:non danno l’idea della quantità di prodotti venduti, di contatti creati o di pagine lette.
Un obiettivo ha delle caratteristiche. Tra queste, come ti dicevo, vi sono la specificità e la misurabilità:
- Chiediti cosa voglia dire vendere di più nello specifico: quanti contratti firmati dal cliente vuoi raggiungere? Di più rispetto a quale periodo? E quanti in più?
- Chiediti se il tuo obiettivo può essere misurato, ovvero se può essere scientificamente verificato il suo raggiungimento. Raggiungere le 25 pagine lette in un pomeriggio ti da la verifica immediata di aver raggiunto la meta prefissata; al contrario, voler leggere una quantità indefinita di pagine non porta al punto di dire “Ce l’ho fatta” poiché non è verificabile.
Stila una lista delle tue attività
Fa’ un elenco delle attività da svolgere per raggiungere il tuo obiettivo. Non è raro che nella lista delle cose da fare ci sia di tutto: attività utili, meno essenziali, parallele o che fanno parte della vita quotidiana. Non preoccuparti per ora ed inserisci tutto ciò che ti viene in mente.
A questo punto, suddividi la lista in tre sezioni:
- le attività emergenti, che hanno cioè priorità su tutte le altre per la loro importanza o che richiedono un impegno maggiore in quanto sotto scadenza;
- le attività importanti, che non hanno scadenza imminente ma che comunque sono rilevanti;
- le attività meno importanti, periferiche, che possono essere lasciate per ultime.
Adesso ti chiedo di fare qualcosa di abbastanza forte. Ready? Segna una grande X sulla terza sezione delle attività meno importanti; se preferisci, strappa direttamente quella parte del foglio.
Molto probabilmente, ciò che tu definisci come “poco importante” non è essenziale per il tuo obiettivo: l’unica funzione che avrà sarà quella di attirare la tua attenzione per distrarti e portarti fuori pista.
Del resto è anche il principio del minimo sforzo (o Legge di Pareto): solitamente otteniamo l’80% dei risultati con il 20% dello sforzo. Dopo aver individuato queste attività, allora, cancellale semplicemente dalla lista e poni il focus su quelle emergenti o più importanti.
Per le altre attività, ricordi la divisione in slot del tempo che hai a disposizione? Adesso è ora di distribuirlo per tutto ciò che devi fare, mantenendo dei tempi realistici: che non siano troppo stretti ma neanche eterni.
Verifica ciò che hai fatto giornalmente
Fai un report di verifica di ciò che hai fatto durante il giorno. Per evitare quella frustrante sensazione di non aver combinato nulla (avviene anche quando sai di aver fatto, in realtà, un sacco di cose), verifica tutto ciò che hai portato a termine. Non solo, ma quest’abitudine è importante per ottimizzare sempre più il tuo tempo: se ad esempio hai impiegato meno slot del previsto per un’attività, puoi aggiustare il tiro in corso d’opera per ridistribuire meglio il tempo.
No multitasking e No distrattori
Il cervello umano non è fatto per il multitasking. Sfatiamo quindi il mito sulla capacità di fare più cose contemporaneamente: non si può. Se hai una soglia dell’attenzione pari a 100, suddividerla su 5 attività nello stesso momento significa dedicare ad ognuno di esse 20. Ciò significa che la percentuale di perdere dei pezzi per strada è altissima. Concentrati allora su una singola attività in modo da essere pienamente focalizzato su quella.
Ciò implica eliminare le varie distrazioni. Vi sono attività che nella società moderna portiamo avanti quasi in automatico: una tra tutte, controllare lo smartphone. È più forte di noi, e nonostante gli sforzi ci ritroviamo con gli occhi puntati sullo schermo a controllare le notifiche.
Elimina allora il problema alla radice! Spegnilo, riponilo in un’altra stanza e dimenticatene. Lo smartphone non è solo uno strumento per andare sui social, ma anche un mezzo per controllare le mail o aggiornare le persone: potenziale distrazione… altissimo!
Conclusione
Per gestire il tempo, suddividi quello che hai a disposizione distribuendolo, dopo aver fissato obiettivi misurabili e specifici, tra le varie attività che hai da svolgere. Stila un report a fine giornata e mi raccomando: niente distrazioni e procedi concentrandoti su di un solo fattore.
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